В практической деятельности бухгалтеров иногда возникают ситуации, когда в регистры бухгалтерского учета или в отчетность попадают ошибочные данные.

Однако одного установления фактов наличия ошибок еще недостаточно, так как неизвестно, где произошла ошибка и в чем она заключается. За выявлением ошибки должно следовать ее нахождение, т. е. отыскание того регистра, в котором произошла ошибка, суммы ошибки и т.п. Необходимо также определить сущность и характер ошибки.

Наиболее распространенным способом отыскания ошибок является сплошная проверка записей в регистре. Суть этого способа состоит в том, что все записи в учетном регистре, содержащем ошибку, последовательно сверяются с документами. При такой проверке ошибочная запись будет найдена.

На практике применяются и другие способы нахождения ошибок.

В основе их лежат разработанные схемы взаимопроверки счетных записей и итоговых показателей учетных регистров.

После того как ошибка найдена, производится ее исправление. Правильное исправление ошибки в счетных записях имеет большое значение для обеспечения достоверности учетных сведений.

Характер ошибок бывает различный: нарушение принципа двойной записи, ошибки в корреспонденции счетов, когда сумма хозяйственной операции записывается не на тот счет, на который нужно, хотя и в правильной сумме и т.д. Поэтому существует несколько способов исправления ошибок в учетных записях. Рассмотрим их.

Корректурный способ - ошибка в учетном регистре обнаружена до подведения в нем итогов. Исправление ошибки производится путем зачеркивания неправильных и написания правильных записей. Здесь же делается оговорка "исправленному верить" за подписью лица, производящего исправление.

Нужная запись надписывается над зачеркнутой, либо под ней в зависимости от имеющейся возможности.

При частичном исправлении многозначных чисел зачеркивается и надписывается все число, а не одна только неверная цифра.

Способ "красное сторно" (или метод отрицательных чисел).

Этот способ применяется, когда необходимо исправить не только сумму, но и корреспонденцию счетов.

Сущность способа "красное сторно" заключается в том, что ошибочная корреспонденция сторнируется (записывается красными чернилами), т. е. снимается, и вместо нее делается обычная правильная запись.

Для исправления ошибки этим способом производится одновременно две записи: прежняя ошибочная запись (с неправильной корреспонденцией счетов) - красными чернилами, новая запись (с правильной корреспонденцией) - обычными чернилами.

В тех случаях, когда сторнируется не ошибочная, а просто излишняя запись (несостоявшаяся хозяйственная операция, ошибочно проведенная два раза сумма и т.п.), исправление ограничивается одной только красной записью, которой и аннулируется ненужная запись.

При подсчете итогов все суммы красных записей не только не прибавляются к суммам обычных записей, а, наоборот, как отрицательные числа вычитаются (исключаются из них). Этим и достигается основная цель красного сторно - уничтожить (аннулировать) неправильную запись: одна и та же сумма, учтенная при подсчете итогов два раза - первый раз с плюсом (обычная), а второй раз с минусом (красная), становится равной нулю (уничтожается).